第一节 计划
第二节 安排
第三节 工作要点
第四节 方案
第五节 调查报告
第六节 简报
第七节 总结
第八节 会议公文
第一节 计划
计划一般有三种写作形式：第一种是条文叙述形式；第二种是图表表达形式；第二种是图表加条文形式。
下面仅就普遍使用的条文叙述形式的写作做一介绍。
（一）标题
标题的制作有三种形式：
1．由计划制定单位名称、计划时限、计划内容和计划种类名称组成。如《××市××单位一九九五年工作计划》。
2．由计划时限、计划内容和计划种类名称组成。如某县《2001年防汛工作计划》。
3．由计划时限和计划种类名称组成。如某单位《2001年工作计划》。
（二）正文
计划的正文至少包括前言与主体两大部分，不少的计划还有一个结尾部分。如果计划的标题里面无单位名称，则结尾还要有时间和落款，以表明计划的制定单位、制定时间。有的计划正文之外还有附表和附图。
1．前言。前言部分一般包括制订计划的基础（即对前一段工作情况做出简单的概括，以承前启后，有时也可以不写），主要依据（即制定计划所遵循的方针和指示，所根据的情况和问题等）和总的目标任务（开展什么工作，解决什么问题，达到什么效果等）。前言是计划的总纲，用以统率计划全文。前言的字数没有什么限制，一般应与整个计划规模相适应。前言的结构可以用一段式、两段式或多段式。有的大型计划，前言又常以"绪论"形式出现，而"绪论"中又另有自己的"前言"。
2．主体。主体部分是计划的基本内容。这部分一般要写出三个方面的问题。
一是所完成的任务和应达到的具体目标，即"做什么"。它一般不是泛泛地写，而是清楚地表明做到什么程度（质量要求），以及完成任务、达到目标的期限。
二是完成任务、实现目的的具体措施，即完成任务的方法，也就是"怎样做"。措施一般指达到既定目标所需要的人力、物力、办法、技术、手段、组织安排等内容。
三是完成任务的步骤，即达到目的、完成任务的每一程序安排。在完成计划既定目标的过程中总要有先干后干之分，要有轻重缓急之别，所以，在制订计划时，规定了总的时限之后，还必须对每一阶段的时间有所要求，人力、物力等有相应安排。这些程序安排要顺序合理，环环相扣，切实可行，使有关人员知道在一定的时间内，一定的条件下，把工作做到什么程度。以便他们争取主动，协调进行。
这三个问题是计划的二个要素。在结构安排上，第一个问题一般要首先写明；后两个问题，视具体情况，成分开写，或揉在一起写，或有分有合地写，没有固定的限制。
有些计划主体部分还包含计划完成情况的检查、评比，以及计划的修订等内容。
计划不同，主体部分的三个问题详略不同，但其写作要求是相同的，这就是周到、详尽、具体、明确，安排顺序讲究逻辑，文字要准确、简洁、通俗。"
3．结尾和落款。结尾是计划的辅助、补充部分。一份计划是否要结尾，制订者要根据实际情况灵活掌握，不必强求一致。有的计划以一些正文之外的事宜为结尾，如：完成计划的决定，发出的号召，强调工作任务中的重点和主要环节，分析实施过程中可能产生的问题、展望前景等等。落款要写明制定计划的单位名称或个人姓名。如前所说，标题中已注明了单位的，这里可不必署名。最后标明制定的时间（年、月、日）。有的落款后面还要写出报送的单位及有关人员。有些与计划有关的材料，如一些指标、数字、图表或文字说明等，在正文中表述不便，往往以附表形式列出，这实际上也是计划的一个组成部分。
第二节 安排
（一）标题
如果有文头的，其标题常为安排的事项和安排二字组成，如《中共××市委关于深入学习×××文件的安排》。
（二）主送单位
安排是一项工作的全部部署，它涉及的范围是大多数单位和人员乃至所有单位和人员，所以这种公文一般不写受文单位（即抬头）。
（三）正文
事项不同，安排正文的写法也各有不同。一般含以下几部分内容：
1．目的依据。有的安排要介绍对某一事项、某一工作进行安排的目的，有的仅谈及进行安排的依据。这一部分类似计划的前言部分，但是语言十分简洁，常以"为了"、"根据"等表示目的、依据的介词起领。
2．安排的事项。这部分内容要单纯，事理上要注意具体、周密、严谨。一般用一、二、三……序数分条列项进行表述。
3．要求措施。针对所安排事项的内容，提出具体可行的要求。语言要肯定，表述要明确，少用弹性可变的语言，不留有较多余地，以免执行落实时发生分歧。
安排一般不要求像计划、规划那样，讲述什么结尾，这也是安排行文要单纯、重点要突出的一种表现。
五、安排写作要注意的问题
1．使用"安排"这一文种，要注意和"计划"区别开。如上文所说，这可以从适用时限长短、详细周密程度、事项内容繁简程度来考虑，以免错用文种。
2．安排写作要开宗明义，不要空泛议论，要直截了当进入正文。
3．安排事项重点突出，文字要简练，条理要清楚，语言要肯定。
4．安排措施要具体、要切合实际，切忌泛泛而谈。
第三节 工作要点
（一）标题
没有文头的，其标题多"制发单位"、"适用时间"和"工作要点"这三个部分组成，如《××市××局二○○一年工作要点》。
（二）主送单位
工作要点是机关工作主要之点，多为机关内部使用的普发性公文，因此，这类公文一般不写受文单位（抬头）。
（三）正文
有的工作要点有前言部分，有的则没有。有前言部分的要写明制订的目的、依据、方针或指导思想、任务要求等。文字多少视具体情况而定，一般点到即可，不展开阐述。然后逐一列出要点之概括。这部分内容只讲为什么做、做什么两项，有的仅谈做什么一项。讲述时提纲挈领，前后一般不需过渡或照应，层次段落可以跳跃，思路结构上允许有较大的跨度。
如果标是中没显示工作要点的制度单位，标题下面也没有标明制订日期的，则正文的右下方要写明制订单位和制订日期。
第四节 方案
方案常采用条文的形式进行表述，一般含有以下几部分内容：
（一）标题
大多数方案的标题常由"单位"、"目标对象"和"方案"这三部分组成，如《××市旧城改造方案》、《×市进一步扩大对外放力方案》。然而，如果是责成某一机构或某一个人为本单位制定。的方案，则落款署名和"单位"便不-致，其标题制作依然如上、但落款要注明制定者和时间。
（二）正文
方案的正文一般包括前言、主体和结尾二部分、其中前言和结尾部分可酌情省略。
1．前言部分要讲述制订方案的原因、目的、依据等。视具体情况，不必面面俱到，
2．主体部分一般是分条列项详细编写，其内容大多包括任务目标、措施步骤、检查督促等项。
任务目标是指要完成哪些具体任务，以及有何具体规定要求。这部分内容要明确具体、切实可行、
措施步骤是指为完成任务而采取的措施、方式、方法以及实施时的具体步骤。这部分内容要详细具体，前后有序，连接紧密。一般来说，方案的措施步骤要比计划的措施步骤更细致，因此写作时分清轻重缓急，统筹兼顾、对人、财、物的安排分配要考虑周全。
检查督促是指对方案的实施所采取的检查评比和奖惩办法。这部分内容要准确清楚、具有约束力。
3．结尾。或提出希望，或发出号召，或进行鼓劲。
（三）落款
落款内容包括署名、日期、公章。如果是非会议通过的公文，而标题中或标题下面没有注明制订单位、日期的，要有落款，位于结尾下另行右下方处。
如果是决策性方案，正文部分还需要分析、比较、论证，最后选择出最优的实施方案。
第五节 调查报告
调查报告的写法
（一）编写提纲
调查报告根基于调查，在调查分析结束后，报告成文前，一般都要拟定一个写作提纲。这个写作提纲大致要包括以下几个内容，一是公文的主题，也就是调查研究的结论。二是暂定的标题。标题是主题的重要体现，所拟定的标题往往还不能最后确定，须待成文、中再修改完善。三是根据主题表达需要安排好层次结构，即开头怎样写，中间怎样写，结尾怎样写，所选定的材料如何安排设置，每部分大体上如何叙述、说明和议论。
一般来说，提纲一经确定，就要按照提纲进行写作。因此，提纲不可有随意性、主观性和片面性。编写时要反复构思，以期如实反映客观事物的本来面目。
写作提纲的粗细程度视情况而定。一篇文字较少的调查报告。所拟定的提纲可以粗些，只列出主旨、标题、每一层次的纲目及概括的标明每一层次的主要或重要问题即可。一篇文字较多的调查报告，所拟定的提纲就要细致一些，应列出主旨、标题、层次纲目层次下的纲目或小序号等。但序号排列要规范，切忌过多、过乱。
（二）标题
设计好调查报告的标题是很重要的。一个好的标题可以概括揭示正文的精粹内容，使人阅读方便。唤起读者的注意，起到使人聚精会神的作用。
1．文章式标题。这类标题直接揭示了调查报告的中心，十分简洁，如《盖章一百二，工程遥无期》。
2．公文式标题。这类标题往往表现出调查报告的基本内容。如《关于东方电子集切实施人才工程的调查报告》、《关于减轻农民负担的调查报告》。
3．正副双标题。正题揭示调查报告的思想意义，副题标明调查的事项和范围。如《"小资金"发挥大作用--莱阳市农村信用社发放小额贷款促进农民增收的调查》。
4．提问式标题。这类标题提出问题或以提问的形式提示调查报告的基本内容，如《栖霞市棉纺厂为什么能迅速效扭亏》。
（三）正文
正文包括前言（或导语）、主体和结尾二部分。
1．前言。调查报告一般都有个"开头"。通常是用来简要地叙述为什么对这个问题（工作、事件、人物等）进行调查；调查的时间、地点、对象、范围、经过以及采用什么方法；调查对象的基本情况、历史背景；以及调查后的结论等。这些方面的侧重点由调查人根据调查目的来确定，不必面面俱到。
开头的方法很多，有的采用设问手法，有的开门见山，有的承上启下，有的画龙点睛，总之没有固定形式。但一定要紧扣主旨，为主体部分做展开准备。文字要洗练，概括性要强。
2．主体。这是调查报告的主干和核心。这部分主要写明事实真相、收获、经验和教训，即介绍调查的主要内容是什么，为什么会是这样的。主体部分要包括大量的材料--调查人物、事件、问题、具体做法、指导思想、困难障碍等等，内容较多。所以要精心安排公文的层次，安排好结构，有步骤、有次序地表现主旨。
一般来说，主体的结构大约有三种形式：
（1）横式结构。即紧紧围绕主旨，把调查的内容加以综合分析，按照不同的类别分别归纳成几个问题来写，每个问题可加上小标题。而且每个问题里往往还包含着若干个小问题。典型经验性质问调查报告，一般多采用这样的结构。这种结构形式观点鲜明，中心突出，使人一目了然。
（2）纵式结构。纵式结构有两种形式，一种是按调查研究事件的起因、发展和结局先后顺序进行叙述和议论。一般情况调查报告和揭露问题的调查报告较多使用这种写法。这种结构方式有助于读者对事物发展有深入的、全面的了解。一种是按成绩（变化、特点、效果）、原因（经验、作法、作用）、结论（意见、建议、启示）层层递进的方式安排结构。一般综合分析性质的调查报告多采用这种形式。
（3）综合式结构。这种结构形式兼有纵式和横式两种特点，互相穿插配合，组织安排材料。采用这种方式，一般是在叙述和议论发展过程时用纵式结构，而写收获、认识和经验教训时采用横式结构。
3．结尾。结尾是调查报告分析问题、得出结论、解决问题的必然结果。不同的调查报告，结尾写法各不相同，一般来说，有以下几种：
（1）对调查报告做归纳说明，总结主要观点，深化主题，以提高人们的认识。
（2）对事物发展做出展望，提出努力的方向，启发人们进一步去探索。
（3）提出建议，供领导参考。
（4）写出尚存在的问题或不足，说明有待今后研究解决。
（5）补充交代正文没有涉及到而又值得重视的情况或问题。
总之，结尾要简洁有力，有话则长，无话则短，有时也可以不写。
第六节 简报
简报基本上属新闻的范畴，其正文的内容及写法与新闻中的消息、通讯极为相似。但和新闻还不完全相同，可以从实际出发，不拘一格。
（一）标题
简报的标题，类似新闻标题，和法定公文标题不太相同，要求揭示主题，简短醒目。概括起来，大约有四种情况：
1．根据式标题。即所设计的标题准确、简要地概括出公文的基本内容，人们看了标题，就可以知道公文的大致内容，如《提升县域经济层次，夯实富民强市基础--烟台市县域经济发展报告》等。
2.象化标题。即借用某些修辞手法，显示出标题的形象、生动，以引起受文者注意。如《重点项目资金的使用也不能吃"大锅饭"》。
3．提问式标题。即以一问句形式，启迪读者注意简报的内容。如《干部中为什么出现"学习热"》、《艰苦奋斗的作风还要不要》等。标题所指出的内容，一般都比较简洁醒目，具有一定的尖锐性。
4．正副式标题。采用正标题和副标题的形式，正标题揭示公文的思想意义，副标题写出事件和范围，副标题对正标题起补充说明作用。如《栽下梧桐树，引得凤凰来--网板公司大力引进人才》。
（二）正文
正文一般分三部分。
1．前言部分：简报的前言一般用极简洁、极明确的一句话或一段话，总括全文的主题或主要事实，给读者一个总概念，接着交代时间、地点、事件、原因、经过、结果。
2．主体部分：这是简报的主干，要用富有说服力的典型材料，把开头总括的内容具体化。由于简报的内容多种多样，所以主体部分的写法也各有不同。比如：
工作情况介绍类简报要反映的常常是某项工作、某种事情、在一个地区、一个单位、一个部门开展或发生阶情况，写作时要认真分析所收集到的材料，发现不同材料间的共同点和内在含义，在主题提炼上多下功夫。材料的使用要注意点面结合，既要用一些反映事物"全貌"的概括力较强的"面"上的材料，又要使用具体实在的"点"上的个别有代表意义的材料。在层次安排上，开头多呈现为"总分式"或"因果式"。各层次之间，有的按时间发展顺序来写，有的按事理逻辑来写，有的以成绩、效果和做法综合几条来做简单介绍。为了使层次井然、醒目，有时一个层次还设计一个小标题。
典型经验介绍类简报的写作，要把简报的内容按类分别加以归纳，形成几点经验，然后逐一介绍。这类简报所选的典型要准，所介绍的典型或所说明对象的经验、教训，要符合党和国家的方针政策，要对解决工作中普遍存在的矛盾、现实生活中急需处理的问题有指导意义，而且还要写出新意，尤其对体现某种新精神、新意义的方面做具体、切实的介绍。
会议简报的写作，首先要把握写作对象的全局。因为作者对会议的中心工作、全局部署有清楚了解和把握，才能对材料进行取舍安排和选择更佳的写作角度，恰当地反映会议或中心工作的进程和全貌。其次要突出重点，即反映出会议进程中各个阶段或各个侧面的重点和特点。最后，表现手法尽可能多种多样，形式上要给读者以新鲜感。
3．结尾部分：简报一般不写结尾；但一些事情较为复杂、内容较多的偏重于经验介绍类的简报，有时也有结尾。这个结尾往往是一句话或简单的几句话，或对全文做小结，或讲点不足及存在的题；或说明所介绍的新事物、新做法还不成熟，有待于提高；或提出今后的打算等等。
第七节 总结
总结的写法
（一）行文前的准备
总结行文前的准备很重要，大致要从以下四方面着手：
1．调查研究，占有材料。这是总结的基础。其途径一是在平时工作中深入调查，广泛听取意见，随时记下听到的事例、数据、点滴体会，并进行归纳、分析整理。二是查阅历史资料。如计划、简报、会议记录、报表、统计表等。
2．认真筛选材料。一旦主旨确定之后．就要紧紧围绕主旨精心选择最能表现主旨的、最能说明问题本质的材料。在观点正确的前提下，材料愈典型，总结的质量便愈高。
3．学习理论、掌握政策。总结要有正确思想作指导，这个指导思想就是党的有关路线、方针、政策以及上级有关文件精神。只有做到这一点，才能透过现象看本质，才能真正把感性认识上升到理性认识，才能做出有价值的总结。
4．拟定提纲。要根据主旨表达的需要，精心编写提纲。谁主谁次，如何起、承、转、合等等都要设计好。这样写起来才心中有数，条理井然。
（二）总结的一般格式
1．标题。标题写法有两种：一是类似公文式的标题，由"单位名称十时间十事由十文种"组成，如《×××市2000年度重点工程建设工作总结》；由"时间十事由十文种"组成，如《2000年度春季植树造林工作总结》，或"事由十文种"等。一是新闻式标题。这种标题侧重在经验总结上，它要求切实有力地反映出总结的内容特点。为此，有时还可以采用引题、正题和副题的形式。
2．前言。也称为导语，是总结的开头部分。一般是概述基本 情况，包括交代总结所涉及的时间、地点、单位和背景。概述基本经验、点明中心思想、引用数据、主要成就或问题等。前言要求紧扣中心，简洁精练，有吸引力。这部分的表达方式有以下几种：
（1）概述式。概括介绍基本情况，简要地交代工作的背景、时、地点、条件等。
（2）结论式。先明确提出结论，使人了解经验教训的核心所，然后再引出下文。
（3）提示式。对工作的主要内容作提示性、概括性的介绍。
（4）提问式。开头先提出问题，点明总结的重点，以引起人们 注意。
（5）对比式。采用比较法，将有关情况进行对比，显示优劣， 成绩。
3．正文。正文是总结的主要内容，这一部分一般要写明以下 问题：
（1）工作情况。即进行了哪些工作，采取了哪些措施、方法和步骤，有哪些效果，取得了什么成绩。
（2）经验和体会。即工作中哪些做法是成功的，取得成绩的主客观因素是什么。这部分是总结的重点，在全文中占主导地位，写时要注意主次和详略，注意把感性的认识上升到理性认识的高度。
（3）问题和教训。即工作中遇到哪些问题，给．工作带来哪些损失和影响，着重分析问题和教训存在及产生的主客观原因。当然，这部分内容可视总结的重点而取舍。如果是着重反映问题的总结，则应把这一部分当作重点来写。
（4）今后的打算和努力方向。即针对工作中存在的问题，提出切实有效的改进措施，提出一些新的奋斗目标，以表示决心，展望前景，鼓舞斗志。
总结的正文是重点，内容比较复杂，因此，一定要安排好层次结构。就一般情况而言，总结的正文部分常用以下几种结构方式：
第一，五段式。按"情况--成绩--经验--问题--意见"的顺序安排结构，这是人们习惯使用的程式化写法。为了使眉目清楚，每部分还可以用小标题、序号等，分若干问题、若干条。这种结构方法的好处是容量较大，眉目清楚，适用大型的综合性总结。
第二，阶段式。人为的把工作或经历的整个过程，分成几个阶段，分别说明每个阶段的成绩、经验和教训。采用这种方法，便于看出每个阶段工作发展进程和特点。它适用于周期较长、阶段性又很明显的工作总结。
第三，条文式。将总结的内容按性质和主次轻重逐条排列为几部分，每部分既有相对的独立性，又有密切的联系，分别使用一、二、三……等序号。而在同一条里，又把成绩经验、方法措施、问题教训、意见办法等结合在一起进行阐述。采用这种结构方式，各条之间的逻辑关系比较清楚，适用于专题性的经验总结。
第四，标题式。按材料之间的逻辑关系，把正文分成若干大段，分别列出小标题。每个小标题都是对感性材料的归纳概括。小标题的排列顺序之间的逻辑关系。或因果，或主次，或条件，或递进，或并列。各部分共同说出一个主旨。这种结构，提纲挈领，中心明确，适合于经验性的总结或内容较多的综合性总结。
第五，比较式。比较式有两种：一是先定标准后进行比较，二是纵横比较（前后比较，历史与现状比较和同行业比较）。
第六，总分式。先概括总的情况，然后按照逻辑关系，把要总结的分为若干小问题，然后逐次进行总结。这种结构方式。层次分明，重点突出。
第七，贯通式。这种结构方式主要考虑时间和空间的逻辑顺序，紧扣主题，抓住主线，文字前后贯通，一气呵成。采用这种结构方式，不分条款，不用小标题，不分章节，适用于内容比较单一的总结。
4．落款。总结的落款包括署名和日期。单位总结的署名，一般不放在落款处，而写在标题中或标题下。有的总结随文发送，所以总结上不署名。个人总结署名，-般写于正文后的右下方。
（三）审改定稿
审改定稿是不断修改、不断完善初稿的过程。总结的初稿完毕后，还要求反复核实材料，以免内容失实；还要求文字上精工细刻；还要集思广益，广泛吸取意见；还要请领导审阅、指导，这样几上几下，最后才能定稿。
第八节 会议公文
一、讲话稿的写法
从结构上看，讲话稿一般可分为二个部分：开头、主体和结尾。
1．开头。开头也叫讲话稿的导入部分。"万事开头难"，当然，讲话的第一句也是最难的，因为说得不好、就可能给听众留下一个不好的印象，使他们失去再往下听的兴趣。而讲话能否成功，关键也在于开始的一两分钟是否能造成某种气氛，抓住听众，让听众把注意力投入列讲话中去。所以、讲话稿的开头必须有吸引力。
一般地说，讲话稿的开头都要求开门见山、开篇点题。因为开篇点题，把要点先提出来，之后，听众就会依据这一线索，集中注意力去聆听讲话的内容，也能够更有针对性地消化和吸收。
2．主体。主体是讲话稿主要展开的部分，它针对讲话主题的具体情况加以展开。在这一部分，应该从多方面去阐明或证明讲话的主题。如果是叙述式的讲话，就应当把人物的事迹或事件的详细过程叙述清楚；如果是议论式的讲话，就应当对论点进行充分的论证；如果是说明式的讲话，则主要是进行详细的解说。
同一般公文一样，讲话稿主体部分的安排也要从突出主题、详略安排、层次与段落的划分等方面来考虑。首先，主题必须集中，一篇讲话稿只应有一个主题，主体部分必须是围绕这一个主题来铺陈展开，这样，才能使听众得到一个明了而深刻的印象。其次，要考虑到讲话口头表达的需要，结构上不要过于死板，要有一定的灵活性，要有张有弛，有起有伏，给听众以生动、新鲜的感觉，不能只是平铺直叙地往下说，如流水账一般。因为这样容易使听众产生单调乏味的感觉，难以取得好的讲话效果。
3．结尾。结尾主要是对全文做一收束。讲话最重要最精彩的，还是在结尾的时候。如果说没有精彩的结尾，讲话就等于只开花而不结果。的确，一篇没有精彩结尾的讲话稿，不论结构如何奇妙，不论题材如何新颖，到最后仍会令人很失望。因此，写讲话稿，必须安排一个极妙的结尾。
讲话稿的结尾部分，可以写口号，提建议，可以给听众一个诚恳的希望，可以引一段恰当的诗文，可以简洁地总结一下前边讲过的各要点，还可以用成语及古今的格言来加重你结束讲话的力量。
二、会议记录的写法
由于会议的目的和要求不同、会议内容的重要性和意义不同，会议记录方法也有所不同。在会议组织情况部分，重要会议的时间、地点应该更加具体确凿，出席人、制度人、列席人也要--列出姓名、职务，主持人、记录人及会议记录最后的签名都不能缺少。在会议内容部分，记录一般有两种方法：
1．整体重点记录。这种记录只记会上报告或传达的内容是什么，讨论的问题是什么，通过决议有哪些，不记会议的整个过程，特别突出的是不分别记录讨论时各人的发言。
2．个体分别记录。就是把会议进程尽量详细地记录下来，特别是将讨论时每个人的发言，都尽力按原话分别记录，努力做到如实准确。
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